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Article publié dans CursusProEntreprise Le mag du 21 Septembre 2017.



Comme à chaque rentrée, les DRH ou responsables formation se retrouvent confrontés à ce chantier parfois anxiogène : la construction du plan de formation, traditionnellement présenté en fin de semestre en comité de direction. Si construire son plan de formation passe par des étapes incontournables, voici quatre conseils pour élaborer le vôtre en évitant certains écueils.

 

Indispensable à toute entreprise, le plan de formation facilite l’anticipation, l’organisation et la planification des actions de formation mises en place par l’employeur au regard de sa stratégie. Même s’il n’est pas obligatoire, il contribue fortement à répondre à une obligation légale de l’employeur, celle de former ses salariés. Le plan de formation annuel peut se composer de formations, de bilans de compétences et de validations des acquis de l’expérience (VAE). Il représente aujourd’hui l’une des tâches les plus stratégiques de la fonction RH, car il permet de mettre en adéquation les orientations de la formation et les objectifs business.

Les étapes incontournables dans la construction du plan de formation sont :

  • le recueil des besoins,
  • le choix d’une méthodologie,
  • la planification et l’organisation,
  • l’établissement d’un budget.

Si toutes ces phases sont importantes, il est recommandé de les aborder en gardant à l’esprit certains impératifs.

1.Trouver le bon équilibre entre priorités business et besoins individuels

 

Étape fondamentale, le recueil des besoins s’opère à deux niveaux :

  • la prise en compte des projets business de l’entreprise

Que l’organisation souhaite investir un nouveau marché, développer un nouveau service ou soit confrontée à des évolutions technologiques ou réglementaires, une mise à niveau du savoir-faire des équipes est souvent nécessaire. C’est dans une logique collective qu’il vous faut définir vos orientations générales de formation, ou « priorités Formation ».

Votre objectif est double dans cette démarche : d’une part, viser la meilleure adéquation possible entre ces priorités formation et les orientations stratégiques business de l’organisation ; de l’autre, améliorer la gestion et le pilotage de l’investissement formation. Pour l’atteindre, il est essentiel d’impliquer en amont les responsables Métier en charge de fixer les enjeux Business.

  • l’évaluation des compétences individuelles des salariés

Les besoins de formation individuels spécifiques constituent le second volet de la phase de recueil. Pour les identifier, vous appuyer sur les informations obtenues lors des entretiens périodiques individuels vous facilitera la tâche. Si de tels entretiens n’ont pas cours dans votre structure, vous pouvez vous adresser aux managers de chaque équipe, les mieux placés pour identifier les lacunes des uns et des autres, voire lancer une enquête pour vous assurer que tous les besoins sont bien identifiés. Une enveloppe globale estimant ces besoins « hors orientations stratégiques » sera intégrée au plan de formation.

La réforme de la formation de 2014 ayant supprimé l’obligation de dépense, les directeurs de Business-Units, chefs de service et managers sont plus que jamais déterminés à défendre les priorités de leur service et de leurs salariés : il leur faut convaincre de la nécessité et de la pertinence de leurs demandes en matière de formation et de développement des compétences.

Dans ce contexte, concilier les besoins liés aux priorités business et ceux exprimés par les collaborateurs constitue un élément clé de l’efficacité du plan de formation. Le CPF peut vous servir utilement de variable d’ajustement, d’où l’utilité de garantir une information régulière des salariés sur l’utilisation du nouveau compte. Par ailleurs, il est important que la DRH soit retenue comme l’instance chargée de procéder aux arbitrages en cas de conflits, afin de garder pleinement la main sur l’élaboration du plan.

 

  1. Adopter un mode de travail et de présentation approprié

L’obligation de dépense de formation ayant fait place à un investissement, un plan de formation performant dans cette logique est un excellent outil pour positionner la DRH en tant que business-partner, et démontrer concrètement son rôle dans le succès de l’entreprise.

La perception de votre plan de formation et de sa pertinence dépend largement de votre capacité à montrer que vous envisagez la problématique sous toutes ses facettes, et que les choix que vous recommandez sont éclairés par plusieurs approches croisées :

  • chronologie,
  • thématique de formation (technologies, management, langues…),
  • nature de formation (dispensée en interne, en externe, à distance, en présentiel…),
  • catégories de bénéficiaires (par service, par métier…)
  • catégories socioprofessionnelles (cadres, maîtrise…)
  • objectifs pédagogiques (en fonction des compétences et connaissances à acquérir)
  • modalités de financement (professionnalisation, CPF…)

Plus la « photographie » que vous offrirez sera complète, plus il vous sera aisé d’argumenter vos arbitrages. Ces derniers ne doivent cependant jamais perdre de vue le cap fixé par les enjeux business que le plan de formation vise à servir.

  1. Prévoir un plan d’adaptation de l’offre de formation

Le plan opérationnel de formation, grâce à une valorisation en heures et en euros, doit offrir une vision claire et réaliste de l’investissement en formation pour l’année à venir. C’est sur la base de ce plan que sera budgétée l’activité formation.

De nombreux événements ou évolutions de contexte peuvent avoir un impact sur l’activité formation de l’entreprise : changement de cap stratégique, évolution réglementaire, lancement de nouveaux projets… Ces éléments transforment les besoins de formation existants, en induisent de nouveaux et impliquent donc nécessairement un réarbitrage des priorités formation. Le plan de formation lui-même est donc appelé à évoluer « au fil de l’eau ».

Dès lors, chaque fois qu’un nouveau besoin se fait jour ou qu’un besoin déjà identifié se transforme, il s’agit d’évaluer si l’offre de formation existante permet de le combler. Il vous faut donc prévoir un plan d’adaptation de l’offre de formation dans lequel seront recensés les adaptations nécessaires des offres existantes et les nouveaux achats de formation à effectuer.

  1. Se donner les moyens de piloter la formation

Garder la maîtrise des dépenses de formation implique d’étudier des offres de formation précises et chiffrées, de faire jouer la concurrence, de négocier les coûts avec les prestataires, de rechercher les financements appropriés. Ce sont là les passages obligés du pilotage de la formation.

Identifier les meilleures offres et trouver le prestataire qui saura les mettre en œuvre, dans le respect de vos critères de qualité et de coûts, peut constituer un vrai challenge. Cependant, de nouveaux outils permettent aujourd’hui de simplifier sensiblement le travail de sélection. Une plateforme d’intermédiation nouvelle génération permet ainsi d’exposer vos besoins de manière simple et rapide, d’accéder à l’ensemble des offres de formation et de bénéficier d’une sélection de prestataires performante au regard de votre problématique. Une aide qui peut s’avérer précieuse pour un pilotage plus avisé des coûts et des résultats de votre plan de formation.

Le plan de formation n’est pas obligatoire : il s’agit d’une initiative émanant de l’employeur. Son élaboration revêt un caractère d’autant plus décisif aujourd’hui que tout investissement consenti par l’entreprise – on parle désormais d’investissement formation – est indissociable de la notion de ROI. À ce titre, le plan de formation permet à la fonction RH, si elle sait s’acquitter de l’exercice avec résultat, d’affirmer sa légitimité et sa dimension stratégique.

 

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