Article rédigé par Sophie GENDRE, le 20 juin 2023.

Les nouvelles mesures visant à renforcer la transparence et la qualité des services offerts dans le processus de certification des prestataires d’actions concourant au développement des compétences ont été introduites par un nouvel arrêté voté le 31 mai 2023.

Cet arrêté enrichit le cadre réglementaire existant en matière de certification qualité des organismes de formation.

Afin de mieux comprendre l’impact de ces mesures, examinons-les de manière plus claire.

Gestion administrative (Audit initial ou de renouvellement)

La gestion administrative lors de l’audit initial ou de renouvellement exige que l’organisme certificateur collecte diverses informations auprès de l’organisme candidat.

Celles-ci incluent :

• le numéro SIREN,
• le numéro de déclaration d’activité,
• la description des activités,
• la liste des sites liés à l’enregistrement d’activité,
• l’organigramme nominatif,
• le statut juridique et
• le livre de recettes (si le BPF n’a pas été complété).

⚠️ À partir du 1er septembre 2023, une déclaration sur l’honneur certifiant l’absence d’engagement similaire avec un autre certificateur de la même catégorie d’actions et l’absence de refus de certification Qualiopi au cours des 3 derniers mois doit être obligatoirement fournie.

Les nouveaux entrants

Pour les nouveaux entrants, certains indicateurs spécifiques du référentiel national sont soumis à des modalités d’audit adaptées. L’audit initial vérifie la formalisation du processus lié à ces indicateurs, tandis que l’audit de surveillance vérifie leur mise en œuvre effective. Le rapport d’audit transmis par l’auditeur à l’organisme certificateur contient des informations sur l’échantillonnage des actions réalisé, la justification de l’échantillonnage et les éléments de preuve fournis par l’organisme candidat.

Les conclusions de l’audit, datées et signées par l’auditeur, sont communiquées à l’organisme candidat selon les procédures et délais établis par l’organisme certificateur. En cas de demande de certification pour différentes catégories d’actions, le libellé de la non-conformité précise les catégories d’actions concernées.

Audit de surveillance

Lors de l’audit de surveillance, pour les nouveaux entrants lors de l’audit initial, l’organisme certificateur examine l’ensemble des indicateurs applicables et vérifie le respect de l’obligation d’affichage et de communication du certificat.

La durée de l’audit de surveillance est prolongée afin de vérifier la mise en œuvre effective des indicateurs.

Cet audit peut être réalisé à distance ou sur site dans certains cas spécifiques.

📣  Pour les nouveaux entrants à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est prolongée afin de vérifier la mise en œuvre effective des indicateurs.

Affichage

L’organisme certifié doit afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet s’il en possède un.

En l’absence de site internet, il doit fournir une copie du certificat sur demande des personnes concernées, telles que les candidats, les stagiaires, les apprentis ou les financeurs.

Si l’organisme certificateur découvre que la certification a été délivrée sur la base de fausses déclarations de la part de l’organisme audité, il entame une procédure de retrait de la certification.

Cette procédure inclut une phase contradictoire permettant à l’organisme audité de présenter sa défense et de fournir des explications. Si les fausses déclarations sont avérées, la certification peut être retirée.

Audit de renouvellement

Lors de l’audit de renouvellement, le processus est similaire à celui de l’audit initial et vise à vérifier la mise en œuvre des actions correctives définies dans le plan d’actions pour remédier aux non-conformités identifiées lors de l’audit de surveillance précédent.

Si la demande de renouvellement est adressée à un organisme certificateur différent de celui qui a délivré la certification précédente, l’organisme candidat doit fournir une déclaration affirmant qu’il n’a pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les mêmes catégories d’actions. Cette déclaration doit préciser la date de fin de validité de la certification en cours.

Le nouvel organisme certificateur collecte des informations auprès de l’ancien organisme certificateur, telles qu’une copie du certificat précédent, un dossier détaillant les non-conformités identifiées lors de l’audit précédent, le plan d’actions correctives associé, l’état de résolution des non-conformités et, le cas échéant, les réclamations reçues.

Traitement des non-conformités

Les non-conformités détectées peuvent entraîner le refus, la suspension ou le retrait de la certification, en fonction de leur gravité, de leur nombre ou de leur récurrence.

Certains indicateurs spécifiques du référentiel national entraînent automatiquement des non-conformités majeures, tandis que les autres indicateurs peuvent conduire à des non-conformités mineures ou majeures en fonction de leur importance relative.

Pour remédier aux non-conformités, des actions correctives doivent être mises en œuvre dans un délai déterminé, à partir de la notification des non-conformités à l’organisme audité :

Pour une non-conformité mineure, un plan d’action doit être établi et mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre se fait lors de l’audit suivant. Si la non-conformité mineure persiste lors de cet audit, elle est requalifiée en non-conformité majeure.

Pour une non-conformité majeure, les actions correctives doivent être réalisées dans un délai de trois mois et vérifiées par l’organisme certificateur avant toute décision relative à la certification. La vérification ne peut excéder un mois à partir de l’expiration des trois mois. Si les actions correctives ne sont pas mises en œuvre dans le délai de trois mois, la certification est refusée ou suspendue.
En cas de refus de certification lors de l’audit initial, l’organisme candidat en est informé.

Pour l’audit de surveillance ou de renouvellement, la suspension de la certification est notifiée à l’organisme candidat. La suspension peut être levée par l’organisme certificateur après réception de preuves démontrant le retour à la conformité et la résolution des non-conformités majeures. Si les actions correctives ne sont pas mises en œuvre dans un délai de trois mois après la notification de la suspension, la certification est retirée ou non renouvelée.

La vérification du traitement des non-conformités peut nécessiter la réalisation d’un audit complémentaire, soit à distance, soit sur site.

Organismes multi-sites

L’organisme certificateur peut effectuer un échantillonnage représentatif de la variété des sites à auditer pour les organismes multi-sites, en respectant les conditions d’éligibilité mentionnées précédemment.

Les modalités d’échantillonnage varient en fonction du type d’audit (initial, renouvellement ou surveillance). Si une non-conformité est identifiée sur un site, la fonction centrale doit déterminer si les autres sites peuvent également être affectés.

Si les autres sites sont concernés, des mesures correctives doivent être mises en œuvre et vérifiées par la fonction centrale. Si ce n’est pas le cas, la fonction centrale doit expliquer à l’organisme certificateur pourquoi elle limite le suivi des actions correctives.

Si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification de l’ensemble de l’organisme multi-sites est refusée (lors de l’audit initial) ou suspendue (lors des audits de surveillance, de renouvellement ou complémentaires) jusqu’à ce que des mesures correctives satisfaisantes soient prises, dans les délais prévus.

Il est interdit d’exclure un site du périmètre de la certification.

L’ajout d’un nouveau site à un organisme multi-sites nécessite un audit avant son inclusion dans le certificat. Si plusieurs nouveaux sites sont ajoutés, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l’organisme certificateur. Une fois les nouveaux sites intégrés, ils doivent être pris en compte pour déterminer la taille de l’échantillon et la durée des prochains audits de surveillance ou de renouvellement.

Si les nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme multi-sites doit soumettre une demande d’extension de certification conformément à l’article 9. L’échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, y compris ceux qui sont déjà certifiés pour d’autres catégories d’actions et ceux concernés par la demande.

Transfert de certification

Les organismes certificateurs peuvent réaliser un échantillonnage représentatif des différents sites à auditer pour les organismes multi-sites, en respectant les conditions d’éligibilité mentionnées précédemment.

Les modalités d’échantillonnage varient selon le type d’audit (initial, renouvellement ou surveillance). Si une non-conformité est identifiée sur un site, la fonction centrale de l’organisme doit déterminer si les autres sites sont également concernés.

Si les autres sites sont affectés, des mesures correctives doivent être mises en œuvre et vérifiées par la fonction centrale. Si ce n’est pas le cas, la fonction centrale doit expliquer à l’organisme certificateur pourquoi elle limite le suivi des actions correctives.

Si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification de l’ensemble de l’organisme multi-sites est refusée (lors de l’audit initial) ou suspendue (lors des audits de surveillance, de renouvellement ou complémentaires) jusqu’à ce que des mesures correctives satisfaisantes soient prises, dans les délais prévus.

Il est interdit d’exclure un site du périmètre de la certification.

L’ajout d’un nouveau site à un organisme multi-sites nécessite un audit avant son inclusion dans le certificat. Si plusieurs nouveaux sites sont ajoutés, l’organisme certificateur effectue un échantillonnage des sites à auditer. Une fois les nouveaux sites intégrés, ils doivent être pris en compte pour déterminer la taille de l’échantillon et la durée des prochains audits de surveillance ou de renouvellement.

Si les nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme multi-sites doit soumettre une demande d’extension de certification conformément à l’article 9. L’échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, y compris ceux qui sont déjà certifiés pour d’autres catégories d’actions et ceux concernés par la demande.

Extension de certification

L’organisme candidat doit demander à l’organisme certificateur l’extension de sa certification pour inclure une nouvelle catégorie d’actions.

Cette demande peut être faite à n’importe quel moment du cycle de certification. Pour effectuer l’extension de la certification, un audit d’extension est réalisé sur les catégories d’actions demandées.

Cet audit suit le processus d’un audit initial dans le périmètre de l’extension. La durée de l’audit est déterminée en prenant en compte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire.

Dans le cas d’un organisme multi-sites demandant l’extension de sa certification pour une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage est réalisé sur les sites concernés par la demande d’extension.

Si la décision est positive, le certificat de l’organisme est mis à jour pour refléter l’extension de la certification. Le plan d’audit pour les audits suivants tient compte de cette extension, tant en termes de contenu de l’audit que de durée.

Ces dispositions sont régies par l’arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.

Nous espérons que cet article vous a apporté des éclaircissements et des conseils précieux pour vous préparer à l’audit Qualiopi.